Au boulot, vous cravachez pour boucler les dossiers qui ne cessent de s’empiler. Et à la maison, vous ne savez plus où donner de la tête entre les courses, le repas, les devoirs du petit dernier, les compétitions de gym de l’aîné… Vous n’arrêtez pas une minute et pourtant, vous avez la désagréable sensation d’accumuler les retards au boulot, de ne pas profiter assez de vos enfants et de délaisser vos copines… Sans parler de votre dernière virée shopping qui date de Mathusalem.

Bref, vous passez votre temps à courir après… le temps ! Comment faire pour enfin réussir à tout caser dans vos journées ? Tout simplement en prenant le temps de les organiser…

1) Planifiez !

Vous croulez sous les tâches alors passer 1 à 2 heures à planifier, c’est un luxe que vous ne pouvez pas vous permettre ? Au contraire ! C’est la base d’un emploi du temps réussi !
Chaque jour, faites une liste avec les tâches à réaliser au bureau et à la maison. Mais pensez également à faire des plannings à plus long terme, histoire de ne pas accepter trop de missions les semaines précédant la remise d’un gros dossier.
L’astuce : le « rétroplanning ». Partez de la date de remise et construisez votre planning à l’envers, en fixant des dates pour chaque étape clé. Vous saurez ainsi facilement si vous êtes dans les temps. Ce qui vous évitera une bonne dose de stress !

2) Définissez des priorités

Vous voilà avec une liste de choses à faire. Mais attention, il ne suffit pas de commencer par le premier point de la page ou celui qui vous fait le plus envie. Il faut hiérarchiser, en fonction du caractère urgent et important de chaque mission.
L’astuce : au sein des tâches prioritaires, ne laissez pas celle qui vous rebute le plus pour la fin.

3) Soyez réaliste…

Une fois votre liste complétée, prenez le temps d’évaluer la durée de chaque tâche et vérifiez que vous saurez tout boucler. Attention, nous avons tendance à sous-estimer le temps nécessaire et faire des programmations utopiques ! Sans compter les imprévus…
L’astuce : rajoutez 50 % de temps en plus de vos estimations. S’il vous faut une heure pour aller chercher vos enfants à l’école, rajoutez 30 minutes comme marge de sécurité.

… Et ingénieux !

Votre liste est trop ambitieuse ? Pas question de faire l’autruche, il faut adapter votre planning.

Quelques stratégies peuvent vous aider :

• Cherchez des solutions moins chronophages

Vous ne saurez pas caser les courses dans le programme de samedi ?

Passez plutôt commande par internet et faites-vous livrer !

• Déléguez

Si quelqu’un d’autre est capable de réaliser cette tâche, déléguez, quitte à l’épauler sur les parties plus difficiles.

Pensez-y aussi dans votre vie privée !

• Apprenez à dire non

Vous êtes du genre enthousiaste, vous avez envie de faire plaisir ou vous n’osez tout simplement pas dire non ? Apprenez à vous respecter et à être réaliste.

Il faut pouvoir dire à vos collègues, votre mari, vos enfants… que ce n’est pas possible pour vous. À la clé, moins de frustration. Mieux vaut un non expliqué qu’une promesse non tenue !

Halte à la dispersion !

Vous alternez les projets afin d’avancer sur tous les fronts ? Cette stratégie est contreproductive ! Lorsqu’on débute un travail, trois minutes sont nécessaires pour se concentrer. Toute tâche fractionnée prendra donc plus de temps que si elle est effectuée de manière continue. Attention donc aux interruptions de travail : coups de fils, textos, mails ou encore… conversations avec les collègues. Prenez plutôt une vraie pause avec eux pour décompresser !

À la chasse au temps perdu…

Pour augmenter votre rendement au boulot, commencez par identifier toutes ces petites habitudes qui vous font perdre de précieuses minutes…
Vos « voleurs de temps » peuvent être :

• matériels : votre bureau est tellement en désordre que vous passez régulièrement un quart d’heure à chercher un document, votre ordinateur est extrêmement lent…

• externes : le biiip des mails entrants, la voix stridente d’une collègue bavarde…

• internes : vous consultez votre compte Facebook toutes les 10 minutes, vous laissez la porte de votre bureau ouverte pour écouter les ragots qui circulent…

Pensez à vous faire du bien

Il faut s’accorder des moments de plaisir dans la journée. Identifiez-les, ça vous permettra de positiver votre vécu sur la journée.

Et s’il n’y en a pas, programmez-en ! Vous serez bien plus efficace, une fois relaxée.

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Source
Merci au Dr Christine Mirabel-Sarron, psychiatre à l’Hôpital Sainte-Anne et co-auteur du livre « Bien gérer son temps. Pour vivre mieux », Éd. Odile Jacob.